Kamperen in Zuid-Frankrijk, zonnebaden in Turkije, genieten van tapas in Spanje of wandelen in Zwitserland. Iedereen heeft zo zijn wensen ten aanzien van zijn vakantie. U als werkgever natuurlijk ook…, dus zorg ervoor dat u onderstaande zaken heeft geregeld zodat u ook kunt ontspannen tijdens de vakantie.
Voldoende rust
Zowel u als werkgever en uw werknemer(s) hebben de verantwoordelijkheid om voor voldoende rust te zorgen gedurende het kalenderjaar. Werknemers hebben recht op een aanééngesloten periode van minimaal twee vrije weken per jaar.
Overzicht en tijdige planning
Om beter zicht te houden op de openstaande vakantieuren adviseer ik u om periodiek, bijvoorbeeld eens per kwartaal, een overzicht te overhandigen aan uw medewerker(s) en/of leidinggevende(n). Door vaker in het jaar openstaande vakantieuren bespreekbaar te maken voorkomt u een plotselinge leegloop in de laatste maand van het jaar of extra lange vakanties het volgend jaar.
Begin in maart met de vakantieplanningen. Zo heeft u voldoende tijd om vervanging te regelen. Gaat u dicht gedurende een periode van het jaar en kost het de medewerker(s) vakantiedagen, meld dit dan in uw huisregels en ruimschoots van tevoren nogmaals per email of brief!
Wettelijk geregeld
U heeft afspraken vastgelegd in de arbeidsovereenkomst(en) met uw werknemer(s) hoeveel vakantiedagen(-uren) u toekent. Het wettelijk minimum aantal vakantieuren is vastgesteld op 4 x het aantal uren per week. Voor een 40-urige werkweek betekent dit dat het wettelijk minimum vakantiedagen 20 dagen (4 x 40 uur) is. Indien een werknemer onregelmatige uren per week werkt, ga dan uit van een gemiddelde.
TIPS
Meenemen van vakantiedagen
U kunt opnemen in uw personeelshandboek dat er een maximaal aantal dagen gespaard kan worden. Meestal wordt het aantal van de bovenwettelijke vakantiedagen aangehouden, wat in de regel vijf dagen is (uitgaande van 25 vakantiedagen per jaar o.b.v. een 40-urige werkweek).
Let wel: gespaarde vakantiedagen vervallen na vijf jaar. Hier is overigens nu een discussie over gaande dat deze termijn ingekort wordt.
Weigering van vakantieopname
Het opnemen van vakantiedagen gaat normaliter in overleg tussen werkgever en werknemer. Schikken de vakantieplannen van een medewerker uw planning niet (i.v.m. deadline of veel zieken), dan mag u de
planning van vakantiedagen weigeren. Uiteraard is het wel de bedoeling dat er een goede reden is en er een alternatieve vakantieperiode afgesproken wordt.
Ziekmelding tijdens vakantie
Wordt een medewerker tijdens zijn of haar vakantie ziek, vraagt u om een officiële doktersverklaring met daarin de ernst van klachten en de te verwachte duur van de ziekte. Bij overlegging van deze verklaring kunt u de vakantiedagen teruggeven, mits hier andere afspraken over bestaan. De medewerker wordt met terugwerkende kracht ziek en eventueel beter gemeld. Twijfelt u aan de echtheid van de verklaring, dan kunt u contact opnemen met de betreffende dokter of een gespecialiseerd fraudebureau inschakelen.
Vakantie tijdens ziekte
Indien een medewerker ziek is en op vakantie wil, dient hij of zij goedkeuring aan u te vragen en eventueel overleg te voeren met de bedrijfsarts. Maak duidelijke afspraken over wat de consequenties zijn op het vakantieurentotaal.
Contractafloop tijdens vakantie
Indien een arbeidsovereenkomst afloopt van rechtswege tijdens de vakantie van een medewerker of uzelf, zorgt u er dan voor dat u nieuwe afspraken heeft gemaakt voor na de vakantie en leg deze vast door ondertekening van beide partijen.
Let op: Hervat uw medewerker na de vakantie weer zijn of haar werkzaamheden zonder getekende tijdelijke arbeidsovereenkomst, kan de medewerker aanspraak maken op een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Zorg er dus voor dat u alles besproken en ondertekend heeft alvorens uw medewerker of u op vakantie gaat!
Personeelshandboek of huisregels
Maakt u gebruik van verwijzingen naar een personeelshandboek of huisregels, dan is het essentieel dat deze documenten onderdeel uitmaken van de arbeidsovereenkomst, waarvoor getekend wordt.
Fijne vakantie!
U ziet, er komt meer bij kijken dan alleen uitkiezen wat mee gaat in de koffer! Als u binnen uw organisatie bovenstaande punten naloopt en actie onderneemt waar nodig, dan kunt u deze zomer in ieder geval zonder zorgen van uw vakantie genieten!
Uw vragen op het gebied van personeel en organisatie kunt u mailen naar m.borst@pithr.com of u kunt ons bereiken via 0346 712 330.
Marie Anne Borst's Blog 